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      服務項目 - 成都鴻溪物業管理有限公司

      會務中心服務

      2019-09-09

      常見的會議臺型:劇院型、董事型、回字型、魚骨型、U型、課桌型等,也可以根據客戶的要求擺臺。

      常見的會議類型:高級會議(如政府接待  國際會議等) 茶話會 公司培訓會  知識講座等。


      一.會前


      1、領受任務 熟知以下內容:

      (1)會議名稱

      (2)會議性質

      (3)與會人數

      (4)會議期限

      (5)會議休息時間表

      (6)注意事項


      2、會前準備

      (1)根據會議的要求 擺好會議的臺型 工程人員檢查照明、音響、視頻、空調等設備,根據會議要求增添新的設備冬夏季要調整好室溫,注意通風。冬季要保暖

      (2)會場指示牌 在大廳明顯位置擺放會議的指示牌 在會場門口附近顯眼位置擺放會議指示牌。

      (3)有主席臺的話 布置鮮花或其他裝飾物 各個位置根據要求可以擺放人名卡。

      (4)主席臺上方或根據客戶要求 在合適的位置 由負責人協助掛好橫幅。

      (5)登記臺: 會場門口或大廳擺放簽到臺并有指示牌 簽到薄 方便參會客人簽到。

      (6) 休息安排 熟悉本次會議的休息時間表 提前與客戶溝通 安排合適的休息區域,并準備茶歇。

      (7) 有茶歇的時候提前根據會議人數 搭設好茶歇臺 準備好充足的餐具,飲品,食品 根據主辦方的要求按時提供。

      (8)服務員配備 人員安排到位 告知其負責的區域和服務內容 讓其準備好所需的東西 適時提供服務

      (9)會場清潔 會場布置結束后清理好會場衛生 等待會議開始

      (10)接手紀念品、禮品(發放) 如遇到一些公司的年會等 需要幫助客戶保管 發放禮品的 在收貨時要做好登記

      (11)禮儀演習彩排 如果會議當中需要專門的禮儀協助服務 提前與客戶溝通好服務內容 對專人進行培訓 保證服務質量。


      3、會前檢查

      會議開始前,根據會議內容列項檢查:如設備設施、會議物品,人員準備情況等

       

      二.會中


      1. 引領 :

      準備大廳指示牌、引領員,引導客人到指定會議區域 由主辦方登記,專人引領重要嘉賓到位


      2.會中服務:

      (1)主席臺上濕巾、倒茶水服務 其他會議區域根據情況而定 客人就位后斟倒茶水或礦泉水

      (2)會場秩序維持服務,不要讓與會無關的人員進入會場 保持會場周圍的安靜 不要有噪音或異味影響會議進行。

      (3)加水 清潔服務,會議進行當中適時的為客人添加飲品 清理桌面垃圾。

      (4)委托代辦服務,可以為了方便客戶 幫助客戶做符合規章范圍內的服務,如幫助客戶打印文件 遞送物品等。

      (5)出會場的引領服務,客人出會場時,上前主動問候:“先生,請問需要幫助嗎?”引領客人去洗手間 等地方。

      (6)應急情況處理:對會議服務員工進行培訓 如遇到緊急情況 如火災疏散 禁坐電梯 指引客人迅速從安全通道撤離;失竊 做當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄;停電、溢水 安撫客人 迅速找相關人員解決;如遇到病人疾病突發 迅速撥打急救中心電話 并可以找相關人員 在現場展開急癥救護等。


      3. 會中茶歇休息:

      會議進行中可能會有短暫的休息時間 要提前與主辦方溝通熟悉什么時候開始 提前十分鐘準備好茶歇的食品 飲品 待茶歇開始后為客人提供咖啡 茶 食品服務 及時清理臺面衛生 保證會場清潔。

      4. 會議結束時,如遇到參會人員合影留念,迅速為客人擺好位子,協助客戶完成合影。

      5.道別:與參會人員 主辦方 熱情道別 并提醒客人帶好隨身物品。

       

      三. 會后


      1.全部離開會場后,服務員要檢查會場有無遺忘的物品。如發現遺留物品要及時與甲方負責人聯系,盡快轉交失主并登記

      2.撤會議物品,桌椅、餐具

      3.清潔會場

      4.關閉電器設備

      5.檢查清理情況

      6.服務人員撤出,鎖閉會議廳

      7. 根據本次會議的服務情況進行總結。


      四. 會議接待服務標準

      1.服務員上崗前要按規定化妝、修飾,認真整理工裝、工牌,儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;提前到達會場。

      2.會場內衛生整潔,會場所需物品擺放整齊、美觀。

      3.保持正確站姿,真誠微笑 客人到達時要熱情迎候,依次接待。

      4.提供服務要主動、熱情、耐心、周到,回答客人問題要得體、明確。

      5.引位要及時,客人入座后1分鐘內需倒上茶水,遞上香巾。

      6.會議進行中,每隔10——15分鐘,及時增添茶水。

      7.會議進行中,服務員應站在合適的位置,悉心觀察會場狀況。

      8.會后清理工作要及時、仔細。`

       

       


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